Офис начинается с офис-менеджера 
Как Вы думаете, кто главный в офисе когда нет директора? Бухгалтер, менеджер
продаж или офис-менеджер? Версии могут быть разные, но факт остается фактом,
так же, как и театр начинается с вешалки, так офис компании начинается с офис-менеджера
это первый сотрудник, которого видит посетитель и соответственно формирует
первое впечатление о компании, уровне ее культуры, отношения к клиентам и даже
успешности. Согласитесь, если вам ответил по телефону такой голос, что хочется
прийти и увидеть кому он принадлежит то это серьезное конкурентное преимущество
компании. Соответственно и отношение работодателя к поиску офис-менеджера становится
все более трепетным и внимательным. Какому директору не хочется произвести впечатление
на ВИП-клиента внимательным отношением к нему не только себя, но и персонала,
его внешним видом. И как же найти идеального офис-менеджера? Можно начать с
требований к нему. Что является для вас идеальным? Что важнеее в вашей компании
переписка на английском, хорошо приготовленный кофе или может аккуратно разложенные
документы? Чем он будет занят основное время? Владение графическим редакторами
скорее всего необходимо для офис-менеджера в рекламном агентстве, а быстрая
реакция и стрессоустойчивость в компании с большим количеством входящих звонков
и клиентов. Можно «повесить» на такого человека еще и поздравления клиентов
с Новым Годом и подготовку рекламных материалов для буклета. Это уже зависит
от уровня вашей компании, количества сотрудников и специфики клиентов. В небольших
компаниях часто офис менеджер получает «в нагрузку» ведение первичной бухгалтерии
и ведение кадрового документооборота. Знакомая ситуация?
Хорошо с задачами, обязанностями и графиком мы определились. Что теперь? А
есть у «лица и голоса компании» нормально оборудованное рабочее место? Сколько
раз перегружается старенький пентиум, прежде чем отчет о проделанной работе
вылезет из дореволюционного принтера? Если вы начали считать, то лучше и не
думать о том что в вашей компании будет работать офис-менеджер который ценит
и понимает суть своей работы. Рабочее место должно быть современным. Зарплата
тоже. Сегодня в Новосибирске платят от 2 до 15 тысяч рублей, в среднем 3-5.
Можно брать студенток на практику и вообще не платить. Но потери от незнания
процессов и сути работы перекроют затраты на ФЗП уже к вечеру второго дня. Это
если повезет увидеть.
Найти соответствующего офис-менеджера найти и выбрать легко только на первый
взгляд. Исторически сложившееся отношение, что это люди уровня «принеси-унеси»
переламывается с трудом. Для сравнения за рубежом существуют профессиональные
сообщества секретарей, например, Международный профессиональный клуб секретарей
(Professional Secretaries International), Европейская Ассоциация Профессиональных
Секретарей (EASP) и другие. В России нам таких организаций найти не удалось,
но точно можем порекомендовать довольно полезный журнал «Секретарское Дело».
Опыт работы кадровых агентств позволяет выделить следующие требования работодателей
к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Принципиально их можно разделить на
деловые и личностные качества. К деловым относятся в первую очередь относятся
профессиональные навыки (высокий уровень базового образования, хорошее владение
ПК, оргтехникой, хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства).
Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу, работу
офиса, поездки руководителя, прием гостей. Важным является инициативность
умение самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий и предлагать
действия по улучшению существующих норм, правил и т.д. Так же работодатели обращают
внимание на пунктуальность, исполнительность, преданность фирме. Среди личностных
качеств на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют как умение
легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру и статусу людьми
и это логично. На втором внешний вид. Здесь мы от комментариев воздержимся.
На что обратить большее внимание зависит от специфики компании и рынка. Например,
нужно ли обращать внимание на внешние данные, если Ваша организация находится
за городом и посещаемость клиентов не предусмотрена? А если это иностранная
или международная компания? Конечно, к требованиям добавятся еще хорошее знание
иностранного языка, а может двух. Если трех то лучше уже иметь переводчика.
Фирма занимается услугам? Наверное офис посещает большое количество клиентов.
Поэтому офис менеджер должен представительно выглядеть, т.е. важным критерием
при подборе уже будет внешние данные и знание делового этикета. Сформулировав
требования нечетко, можно найти совсем не того человека.
Окей! Вы сегодня дали объявление, например в «Работу для вас» или на сайте
НГС. И что вас ждет завтра утром? Первый звонок вас обрадует. Процесс пошел.
Второй вы примете и попросите отправить резюме по электронной почте (там же
в объявлении это указано). Третий звонок с просьбой подробнее рассказать о функциях
вас немного начнет раздражать
В общем продолжать дальше не будем. Но вот у
вас есть некоторое количество резюме. Что с ними делать? Назначить встречи и
провести собеседования? А что спрашивать, а как оценить?
И если для оценки менеджеров продаж или бухгалтеров есть профессиональные
опросники, то для офис менеджеров они встречаются не часто. Да и как они могут
попасть на стол руководителя? И если менеджеры продаж обучаются продажам на
тренингах, то профессиональные курсы практически отсутствуют. То есть их конечно
много, но большинство учит основам, а не мастерству.
Такая в общем непростая задача, найти офис-менеджера. Возможно этот материал
поможет вам решить ее с меньшими потерями и наиболее рациональным способом.
Или к существующему относится с большим вниманием
Валинуров Ильгиз, руководитель кадрового агентства «Business Connection»
Марина Устименко, секретарь кадрового агентства «Business Connection»
Молодость Сибири № 52, 2002 г.
{ список всех статей }

|