Офис начинается с офис-менеджера

Как Вы думаете, кто главный в офисе когда нет директора? Бухгалтер, менеджер продаж или офис-менеджер? Версии могут быть разные, но факт остается фактом, так же, как и театр начинается с вешалки, так офис компании начинается с офис-менеджера — это первый сотрудник, которого видит посетитель и соответственно формирует первое впечатление о компании, уровне ее культуры, отношения к клиентам и даже успешности. Согласитесь, если вам ответил по телефону такой голос, что хочется прийти и увидеть кому он принадлежит — то это серьезное конкурентное преимущество компании. Соответственно и отношение работодателя к поиску офис-менеджера становится все более трепетным и внимательным. Какому директору не хочется произвести впечатление на ВИП-клиента внимательным отношением к нему не только себя, но и персонала, его внешним видом. И как же найти идеального офис-менеджера? Можно начать с требований к нему. Что является для вас идеальным? Что важнеее в вашей компании — переписка на английском, хорошо приготовленный кофе или может аккуратно разложенные документы? Чем он будет занят основное время? Владение графическим редакторами скорее всего необходимо для офис-менеджера в рекламном агентстве, а быстрая реакция и стрессоустойчивость — в компании с большим количеством входящих звонков и клиентов. Можно «повесить» на такого человека еще и поздравления клиентов с Новым Годом и подготовку рекламных материалов для буклета. Это уже зависит от уровня вашей компании, количества сотрудников и специфики клиентов. В небольших компаниях часто офис менеджер получает «в нагрузку» ведение первичной бухгалтерии и ведение кадрового документооборота. Знакомая ситуация?

Хорошо с задачами, обязанностями и графиком мы определились. Что теперь? А есть у «лица и голоса компании» нормально оборудованное рабочее место? Сколько раз перегружается старенький пентиум, прежде чем отчет о проделанной работе вылезет из дореволюционного принтера? Если вы начали считать, то лучше и не думать о том что в вашей компании будет работать офис-менеджер который ценит и понимает суть своей работы. Рабочее место должно быть современным. Зарплата тоже. Сегодня в Новосибирске платят от 2 до 15 тысяч рублей, в среднем 3-5. Можно брать студенток на практику и вообще не платить. Но потери от незнания процессов и сути работы перекроют затраты на ФЗП уже к вечеру второго дня. Это если повезет увидеть.

Найти соответствующего офис-менеджера найти и выбрать легко только на первый взгляд. Исторически сложившееся отношение, что это люди уровня «принеси-унеси» переламывается с трудом. Для сравнения — за рубежом существуют профессиональные сообщества секретарей, например, Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International), Европейская Ассоциация Профессиональных Секретарей (EASP) и другие. В России нам таких организаций найти не удалось, но точно можем порекомендовать довольно полезный журнал — «Секретарское Дело».

Опыт работы кадровых агентств позволяет выделить следующие требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Принципиально их можно разделить на деловые и личностные качества. К деловым относятся в первую очередь относятся профессиональные навыки (высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой, хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства). Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу, работу офиса, поездки руководителя, прием гостей. Важным является инициативность — умение самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий и предлагать действия по улучшению существующих норм, правил и т.д. Так же работодатели обращают внимание на пунктуальность, исполнительность, преданность фирме. Среди личностных качеств на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют как умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру и статусу людьми — и это логично. На втором — внешний вид. Здесь мы от комментариев воздержимся.

На что обратить большее внимание зависит от специфики компании и рынка. Например, нужно ли обращать внимание на внешние данные, если Ваша организация находится за городом и посещаемость клиентов не предусмотрена? А если это иностранная или международная компания? Конечно, к требованиям добавятся еще хорошее знание иностранного языка, а может двух. Если трех — то лучше уже иметь переводчика. Фирма занимается услугам? Наверное офис посещает большое количество клиентов. Поэтому офис — менеджер должен представительно выглядеть, т.е. важным критерием при подборе уже будет внешние данные и знание делового этикета. Сформулировав требования нечетко, можно найти совсем не того человека.

Окей! Вы сегодня дали объявление, например в «Работу для вас» или на сайте НГС. И что вас ждет завтра утром? Первый звонок вас обрадует. Процесс пошел. Второй вы примете и попросите отправить резюме по электронной почте (там же в объявлении это указано). Третий звонок с просьбой подробнее рассказать о функциях вас немного начнет раздражать… В общем продолжать дальше не будем. Но вот у вас есть некоторое количество резюме. Что с ними делать? Назначить встречи и провести собеседования? А что спрашивать, а как оценить?

И если для оценки менеджеров продаж или бухгалтеров есть профессиональные опросники, то для офис менеджеров они встречаются не часто. Да и как они могут попасть на стол руководителя? И если менеджеры продаж обучаются продажам на тренингах, то профессиональные курсы практически отсутствуют. То есть их конечно много, но большинство учит основам, а не мастерству.

Такая в общем непростая задача, найти офис-менеджера. Возможно этот материал поможет вам решить ее с меньшими потерями и наиболее рациональным способом. Или к существующему относится с большим вниманием…

Валинуров Ильгиз, руководитель кадрового агентства «Business Connection»

Марина Устименко, секретарь кадрового агентства «Business Connection»

Молодость Сибири № 52, 2002 г.

{ список всех статей }